LA COMUNICACION:

Ésta es el acto por medio del cual un indivios establece un contacto que le permite transmitir una información  a otro individuo. Por tanto, es una actividad inherente a los individuos, que implica la interacción  y la puesta en común de mensajes significativos, por medio de diversoscanales y medios  para influir, de alguna manera, en el  comportamiento  de los demás. La comunicación es, entonces, un proceso humano de interacciónde lenguajes que se encuentra más allá del traspaso de información, es más un hecho sociocultural que un proceso mecánico.

    COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL 

La comunicación organizacional es el efecto de comunicar la información formal e informal que se genera para la adecuada relación y desempeño laboral de los integrantes de una organización, tanto grupal como interpersonal. La comunicación es uno de los factores fundamentales en el funcionamiento eficiente de las organizaciones; es una herramienta clave en la organización, por lo que juega un papel primordial en la cohesión de las empresas. Es posible gracias al intercambio de información entre los distintos niveles de la organización , entre éstos se establecen patrones de comportamiento comunicacional, ello supone que cada uno realiza un rol comunicativo específico.

Funciones de la comunicación organización:

La comunicación cumple una serie de funciones dentro de una organización, tales como: proporciona información acerca de los procesos internos; posibilita funciones de mando y de toma de decisiones; soluciones de problemas y diagnostico de la realidad.

Dentro de una organización la comunicación abarca tres funciones, a fin de mantener la estabilidad y el equilibrio de la empresa. Tales funciones son: Producción, innovación y mantenimiento.

·         En la función de producción: La comunicación abarca todas las actividades y la información que se relacionan directamente con los modos de capacitación personal; orientación pertinente a la realización del trabajo; apertura de espacios para la formulación y concertación de objetivos; la solución de conflicto y la sugerencia de ideas para mejorar la calidad del servicio y del producto.

·         En la función innovadora: En ésta se dan dos tipos de innovaciones. Primero, la de la organización. Segundo, en la organización. La innovación de la organización cambia la empresa pero no afecta al personal que labora en ella. La innovación en la organización se requieren cambios en el comportamiento de los individuos, hecho que afecta a todo el conjunto; pues exige una actitud positiva y prospectiva en todos y cada uno de los estamentos de la empresa: directivos, administrativos y empleados. La función innovadora de la comunicación incluye actividades de comunicación tales como los sistemas de sugerencias a nivel general: el trabajo de investigación y desarrollo; la investigación y el análisis demarcados; las sesiones de manifestación de inquietudes y los comités de desarrollo de ideas.

·         La función de mantenimiento: Está relacionada con los espacios de socializacion  que permiten un contacto con el ambiente físico y humano, a través de la información oportuna, amplia y puntual; lo cual genera mejores relaciones interpersonal e identificación con la organización. La comunicación de mantenimiento busca compensar y motivar al personal para que se comprometa con los objetivos y las metas de la organización. Reconoce al individuo competente y valioso, resalta el trabajo en equipo  y la creación individual.

       

CANALES DE COMUNICACIÓN

Los principales canales de comunicación en una organización son: los supervisores, los compañeros de trabajo y la actividad personal basada en hacer preguntas y observar. Los miembros de la organización suelen acudir a los supervisores, como fuentes de información , en los siguientes casos:

·         Para información técnica

·         Para la obtención de metas instrumentales

Se dan dos canales de comunicación para transmitir la información adecuadamente, éstos son: la comunicación vertical y horizontal.

·         La comunicación vertical: Puede ser descendente o ascendente. En la comunicación descendente la información permite la regulación y control de la conducta de los subordinados, tal como: Instrucciones sobre la tarea. Comprensión de la tarea y su relación con otras tareas: justificación del trabajo. Información sobre procedimientos y prácticas. Información al empleado, sobre su rendimiento y ejecución. Información ideológica para inculcar un sentido de misión. Los canales de comunicación más utilizados en la comunicación descendente son: cartas, reuniones, teléfono,manuales, memorandos, circulares, mails, y guías.

Los canales de la comunicación organizacional son:

·         Comunicación descendente: Transmite políticas, procedimientos, reglas y manuales.

·         Comunicación ascendente: Contiene quejas, sugerencias, reportes de desempeño, investigación de actitudes.

·         Comunicación lateral u horizontal: En ésta se manejan memoranda interdepartamental, conferencias de línea y asesoría, interacción de empleados con sus supervisores, relación sindicato-empresa.

Los mensajes que se intercambian entre los miembros de una organización y otra organización pueden ser:

·         Comunicación escrita: Es clara, precisa, completa y correcta; se califica como información de primera mano y se deja constancia. Por medio de ella las personas tienen la oportunidad de poderregresar a segmentos anteriores del mensaje, lo que permite una mejor comprensión en la información. Esta puede darse a través de:

·         Carta: Es el medio más usado dentro de una organización para las personas ausentes, en la cual se comunica alguna cosa de intereses personal o grupal.

·         Memorando: Tiene el objetivo de recordar mensajes o información con referencia a instrucciones internas que los empleados deben realizar dentro de la organización.

·         Carteleras: Son un factor clave en una organización. En ésta se maneja la información sobre actividades de motivación o mensajes de interés general para los empleados y directivos. Para que éstas funcionen se debe tener en cuenta su ubicación, es decir, sitios estratégicos por donde hay mayor flujo de personal.

·         Revista: Es la forma de comunicación tradicional con mayor aceptación dentro de la empresa. En ésta se propicia la participación activa en todas las actividades, con el objeto de contribuir a fomentar la investigación de acontecimientos afines a la realidad de la organización.

·         Periódico: Envuelve un área de conocimientos especializados; en muchos casos éste es utilizado para ganar tiempo en el ámbito de la información.

·         Boletín: Es un medio donde se maneja información especializada para el público interno y externo de la organización.

·         Comunicación masiva: Es la comunicación permanente que genera mensajes y noticias de manera específica, coherente, directa y sincera para el público interno y externo de la organización. Esta se da por medio de:

·         Entrevista: Es uno de los medios mas utilizados dentro de la organización para la selección  del personal. En otros casos, la entrevista es empleada como un instrumento preliminar parra estructurar la comunicación interna.

·         Reuniones: Se puede definir como una comunicación directa donde intervienen más de dos personas; las reuniones son dirigidas por alguno de los integrantes de la organización, en ella se retroalimentan, se transfiere información de interés general y lo más importante se toman decisiones que tiene por objeto llegar a un acuerdo común para beneficio de la organización.

·         Circuito cerrado de televisión y radio: Tiene el fin de lograr una buena influencia y ofrecer grandes posibilidades de retroalimentación. Allí los directivos, administrativos y empleados pueden tener una visión más precisa sobre actitudes y sentimientos generados en la interacción y percibir con mayor facilidad cual va a ser el comportamiento del otro.

La comunicación formal e informal en la organización

La comunicación organizacional se divide en formal e informal.

COMUNICACIÓN FORMAL:

Es la comunicación que la organización ha regulado. Ésta define las reglas de comunicación estables en la organización. La comunicación formal define el modo en que cada miembro de la organización ha de comportarse; confirma el tipo de relación que han de mantener los miembros de la organización entre sí.

La comunicación formal cumple dos funciones en la organización. Primera, permitir la toma de decisiones. Segunda, motivar al personal de la empresa. Para garantizar la toma de decisiones y lograr niveles adecuados de motivación en los miembros, la organización conforma estructura  que facilitn la transmisión de la información. Para que la información sea adecuadamente transmitida es necesario que exista un flujo de comunicación que lo permita. Este flujo de comunicación debe cumplir los siguientes objetivos de información:

·         Transmitir la información útil para la toma de decisiones.

·         Transmitir la información con exactitud.

·         Transmitir la información con rapidez.

·         Transmitir la información sin errores.

El flujo de comunicación adecuado es aquel que ofrece:

·         Una estructura de comunicación que no la obstruya.

·         Fuentes de comunicación capaces de recoger y transmitir la comunicación que se necesita en cada momento

·         El camino que sigue la comunicación es el adecuado.

Las principales estructuras de flujo de comunicación son.

·         Estructuras centralizadas: El flujo de comunicación está centralizado cuando todo el poder de decisión se concentra en un único punto. La centralización  es el mejor medio para coordinar la toma de decisiones cuando la información no produce una sobrecarga, lo cual limitaría la eficacia de la coordinación.

·         Estructuras descentralizadas: El flujo de comunicación está descentralizada cuando la información se reparte entre varios individuos. Descentralizar el flujo de comunicación permite una mayor reacción ante el ambiente y es un estímulo de motivación.

 COMUNICACIÓN INFORMAL

Se conforma en torno a las relaciones sociales de los miembros, y surge siempre que un miembro siente la necesidad de comunicarse con otro sin que exista ningún canal formal para ello, o si los que existen son inadecuados, es decir, son las interacciones que conforman relaciones no reguladas por la comunicación formal. Este tipo de comunicación aparece donde la comunicación formal es insuficiente para las necesidades emocionales y de información de los miembros de la organización. Estas redes ayudan a mantener relaciones sociales ajenas a las relaciones estipuladas en las normas.

La comunicación informal se produce de manera espontánea y no obedece a patrones de comportamiento establecidos por la organización, es reconocida como una forma básica de conocimiento del otro, de incorporar información de carácter  situacional (quién es, qué hace)

El principal medio de comunicación empleado en la comunicación informal es el cara a cara, la relación interpersonal directa. Sin embargo, algunas organizaciones son conscientes de la importancia de este tipo de comunicación para conectar con el empleado, y emplean un medio de comunicación que les permite llegar a todos ellos utilizando con un carácter informal; por ejemplo: los boletines o revistas de la empresa.

Los boletines pueden contener historias sobre empleados citados por su buen servicio o por un rendimiento laboral sobresaliente, anuncios sobre las funciones sociales de la empresa, preguntas y respuestas acerca de temas laborales, información sobre actividades informales de los empleados etc. Se utilizan con contenido moral para ayuda a que los empleados sientan que forman parte del todo.